Setiap bisnis tentu membutuhkan struktur organisasi yang detail yang tepat. Apakah Anda familiar dengan jabatan General Affair atau GA? Posisi ini kini paling banyak diincar di kalangan pelamar kerja dengan kualifikasi tinggi.
Alur kerja perusahaan dapat berjalan lancar apabila ditunjang oleh sumber daya manusia yang baik dan pembagian kerja yang tepat. Oleh karenanya, General Affair hadir untuk mengelola urusan operasional perusahaan secara menyeluruh, mulai dari kebutuhan internal, inventaris, hingga hubungan eksternal.
Dalam artikel ini, kami menyajikan segala detail mengenai jabatan General Affair. Mulai dari pengertian, kualifikasi serta tugas dan tanggung jawab General Affair. Yuk, simak tulisannya di bawah ini!
Secara singkat, General Affair atau GA adalah pekerjaan yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan operasional dalam suatu instansi, baik swasta maupun pemerintah. Cakupannya antara lain administrasi dan pengelolaan.
Mungkin Anda masih bertanya-tanya apakah GA sama dengan HRD? Tentu berbeda. Dalam hal ini, fungsi GA adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran perusahaan tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.
GA bisa kita temukan dalam berbagai jenis perusahaan. Mulai dari retail, FMCG, startup, hingga manufaktur. Hal yang membedakan hanyalah rincian pekerjaannya.
Jobdesk General Affair tentu saja tidak sembarangan. Ia membutuhkan kualifikasi yang cukup tinggi sebab mencakup beragam keterampilan. Mungkin ini akan menantang bagi pelamar kerja awal. Apabila Anda tertarik, berikut kualifikasi tertentu yang harus dipenuhi:
GA sangat erat kaitannya dengan setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keterampilan manajemen dan administrasi sudah dikuasai dengan baik oleh para kandidat.
Keterampilan manajemen mengacu pada teknik pengorganisasian sesuatu sedangkan administrasi adalah keterampilan yang berkaitan dengan hal-hal dokumen dan arsip perusahaan. Dengan kualifikasi tersebut, seorang GA diharapkan mampu menangani setiap tantangan kerja dengan baik.
Pengambilan keputusan dalam sebuah bisnis akan selalu sejalan dengan risiko yang mungkin datang setiap saat. Bahkan kesalahan kecil saja dapat mempengaruhi keseluruhan proses operasional dalam sebuah perusahaan.
Oleh karena itu, kemampuan pemecahan masalah adalah suatu keharusan bagi setiap GA. Mereka tidak boleh ragu dalam melangkah. Kemampuan lobbying dan negosiasi juga menjadi poin plus. Skill ini akan menjadi modal bagus yang akan membuat kemajuan tim lebih cepat saat menghadapi masalah.
Staf GA yang profesional harus dapat memahami segala bentuk komunikasi dan menerapkannya dengan baik. Cara mereka berinteraksi juga harus menjadi salah satu pertimbangan karena mereka perlu membina hubungan dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan.
Kunci utamanya adalah membangun personal branding yang baik. Tunjukkan bahwa Anda dipercayai banyak orang dan memiliki banyak relasi. Apalagi, keterampilan komunikasi penting untuk menghindari kesalahpahaman di antara tim.
Penataan logistik seperti pencatatan, penyusunan, pembelian, penilaian, perawatan aset dan pengurusan setelah tidak dipakai adalah yang dikerjakan GA. Administrasi semacam itu harus dilakukan secara mendetail dan transparan.
Setelah mengetahui garis besar dari jabatan GA, Anda perlu memahami apa-apa saja yang dilakukannya. Lingkupnya meliputi hal-hal mengenai keperluan harian dalam perusahaan. Mengutip Hashmicro.com, berikut tugas dan tanggung jawab General Affair:
Barang atau aset perusahaan terkadang memiliki batasan penggunaan. Misalkan mesin fotokopi untuk mencetak dokumen atau arsip. Penggantian atau pembelian mesin fotokopi tersebut menjadi tanggung jawab seorang GA ketika diperlukan.
GA juga harus dapat menekan pengeluaran untuk tujuan tersebut. Hal ini dilakukan supaya biaya aset yang dikeluarkan perusahaan tetap minim. Semakin rendah harga pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja staf GA berjalan dengan baik.
Hampir sama dengan pengadaan barang, seorang GA juga harus memahami alur pembayaran rutin. Terdapat kebutuhan rutin perusahaan, seperti alat tulis kantor, tinta printer, dan beberapa barang periodik lainnya.
Dengan demikian, GA berwenang menentukan besaran upah harian bagi pekerja lepas di luar gaji pegawai.
Tugas GA adalah menjaga dan mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini dimaksudkan agar pengguna aset perusahaan tidak menggunakannya secara sewenang-wenang.
Wajar jika GA sering bertindak lebih tegas dan tidak main-main ketika ada pekerja yang merusak aset perusahaan karena merekalah yang bertanggung jawab atas hal ini. Di samping itu, mereka juga mengelola daftar inventaris barang.
Penting bagi manajerial perusahaan untuk mengembangkan struktur organisasi berdasarkan pekerjaannya. Salah satunya adalah jabatan General Affairs. GA berfungsi untuk memastikan kelancaran operasi perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.
Namun dalam pelaksanaannya, terkadang GA akan menemui beberapa kendala. Melihat beban kerja General Affair yang cukup luas dan memakan banyak waktu, alangkah baiknya jika perusahaan memisahkan tugas dan fungsi GA dan HRD supaya keduanya bisa fokus pada jobdesk masing-masing.
Sekarang setelah Anda memiliki informasi rinci tentang apa yang dikerjakan General Affair, apakah Anda tertarik untuk melamar posisi ini? Menjadi seorang GA tentunya memiliki tanggung jawab yang besar. Namun, percayalah bahwa Anda bisa melakukannya.
Hubungi Kami
